Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

Die nachstehenden Allgemeinen Auftragsbedingungen gelten für alle Aufträge, soweit sich nicht aus dem Angebot des Auftragnehmers oder aus schriftlichen Vereinbarungen der Beteiligten etwas anderes ergibt. Hiervon etwa abweichende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nicht anerkannt, auch wenn ihnen nicht nochmals ausdrücklich widersprochen wird.

§ 2 Gegenstand

Der Auftraggeber schließt mit der Firma Filotech GmbH (Auftragnehmer) einen Vertrag. Der Auftraggeber ist Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, anhand der vom Auftraggeber gelieferten Unterlagen, in angemessener Frist die bestellte Leistung jeden Monat zu erbringen. Der Auftragnehmer erbringt nur Leistungen im Rahmen des § 6 Nr. 3 und 4 StBerG (Buchen laufender Geschäftsvorfälle).

§ 3 Leistungsumfang

Die Aufgabenstellung, die Vorgehensweise und die Art der Arbeitsergebnisse sind durch das Angebot des Auftragnehmers festgelegt, soweit sie nicht in den schriftlichen Vereinbarungen der Beteiligten geregelt sind. Änderungen, Ergänzungen oder Erweiterungen der Aufgabenstellung, der Vorgehensweise und der Art der Arbeitsergebnisse bedürfen einer besonderen schriftlichen Vereinbarung.

§ 4 Vertragsdauer und Kündigung

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit, mindestens jedoch für sechs Monate. Die Frist beginnt mit Vertragsunterzeichnung. Der Vertrag verlängert sich jeweils um sechs Monate, wenn er nicht spätestens drei Monate vor Ablauf schriftlich gekündigt wurde. 

§ 5 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

  1. Bereitstellung erforderlicher Informationen und Unterlagen

Der Auftraggeber verpflichtet sich, alle für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen erforderlichen Daten, Unterlagen und Informationen vollständig, korrekt und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören insbesondere:

            o Personalstammdaten (z.B. Name, Anschrift, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer)

            o Beginn und Art der Beschäftigung

            o Arbeitsverträge sowie spätere Änderungen oder Ergänzungen

            o Angaben zu Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und sonstigen Fehlzeiten

            o Lohnbestandteile, Zuschläge, geldwerte Vorteile und sonstige Vergütungen

            o Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten

            o Nachweise für steuerfreie bzw. pauschalbesteuerte Bezüge

  • Fristgerechte Mitwirkung

Alle mitwirkungspflichtigen Angaben und Unterlagen sind spätestens bis zu einem zwischen den Parteien vereinbarten Stichtag bereitzustellen. Verzögerungen oder Fehler aufgrund verspäteter, unvollständiger oder fehlerhafter Mitwirkung gehen nicht zu Lasten des Auftragnehmers.

  • Mitteilungspflichten bei Änderungen

Der Auftraggeber verpflichtet sich, Änderungen in den Verhältnissen, die für die Abrechnung relevant sind (z.B. Eintritt/Austritt von Mitarbeitern, Gehaltsänderungen, Statuswechsel), dem Auftragnehmer unverzüglich mitzuteilen.

  • Überprüfung der Abrechnungsergebnisse

Der Auftraggeber hat die ihm übermittelten Abrechnungsergebnisse sowie ggf. übermittelten Meldungen und Bescheinigungen unverzüglich nach Erhalt auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Etwaige Beanstandungen sind dem Auftragnehmer unverzüglich mitzuteilen.

  • Verantwortung für Inhalte

Für die inhaltliche Richtigkeit der vom Auftraggeber bereitgestellten Daten und Informationen ist ausschließlich der Auftraggeber verantwortlich. Der Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, die übermittelten Inhalte auf ihre Richtigkeit oder Plausibilität zu überprüfen, sofern hierzu keine ausdrückliche Vereinbarung getroffen wurde.

§ 6 Haftung und Schadensersatz

  1. Haftung für eigenes Verschulden

Der Auftragnehmer haftet für Schäden, die durch vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten verursacht wurden, unbeschränkt. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Auftragnehmer nur für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), d.h. solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf. In diesen Fällen ist die Haftung auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.

  • Haftung für Daten und Mitwirkung des Auftraggebers

Für Schäden, die auf unvollständige, verspätete oder fehlerhafte Mitwirkung des Auftraggebers zurückzuführen sind (z.B. unrichtige oder nicht rechtzeitig gelieferte Abrechnungsdaten), übernimmt der Auftragnehmer keine Haftung. Der Auftraggeber trägt die alleinige Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm bereitgestellten Informationen und Unterlagen.

  • Haftung für mittelbare Schäden

Eine Haftung für mittelbare Schäden, insbesondere entgangenen Gewinn, Produktionsausfall oder Vermögensschäden Dritter, ist ausgeschlossen, es sei denn, es liegt ein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten des Auftragnehmers vor.

  • Haftungshöchstgrenze

Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung des Auftragnehmers – außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit – je Schadenfall auf einen Betrag in Höhe von 50.000 EUR begrenzt.

  • Verjährung

Ansprüche des Auftraggebers auf Schadensersatz verjähren innerhalb von zwölf Monaten nach Kenntnis des Schadens und der anspruchsbegründenden Umstände, spätestens jedoch drei Jahre nach dem schädigenden Ereignis. Gesetzliche Regelungen zur Haftung bei Vorsatz bleiben unberührt.

§ 7 Datenschutz und Verschwiegenheit

  1. Verarbeitung personenbezogener Daten

Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck der Durchführung der vertraglich vereinbarten Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie damit zusammenhängender Tätigkeiten.

  • Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Soweit der Auftragnehmer im Sinne des Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter tätig wird, schließen die Parteien vor Beginn der Datenverarbeitung eine schriftliche oder elektronische Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) ab. Ohne eine solche Vereinbarung erfolgt keine Verarbeitung personenbezogener Daten.

  • Vertraulichkeit und Verschwiegenheit

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt gewordenen Informationen, insbesondere personenbezogene Daten, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des Auftraggebers, streng vertraulich zu behandeln und diese Dritten nicht ohne ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers zugänglich zu machen. Diese Verpflichtung besteht auch über die Beendigung des Vertragsverhältnisses hinaus.

  • Datensicherheit

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO zu ergreifen, um ein angemessenes Schutzniveau für die verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dies umfasst insbesondere Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation von Daten.

  • Pflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der übermittelten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung. Er verpflichtet sich, die betroffenen Personen – soweit gesetzlich erforderlich – ordnungsgemäß über die Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer zu informieren.

  • Rückgabe und Löschung von Daten

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die personenbezogenen Daten nach Wahl des Auftraggebers entweder gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

§ 8 Preise und Zahlungsbedingungen

  1. Vergütung

Die Vergütung für die Leistungen des Auftragnehmers richtet sich nach den vertraglich vereinbarten Preisen. Sofern keine ausdrückliche Einzelvereinbarung getroffen wurde, gelten die zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültigen Preislisten des Auftragnehmers. Alle Preisangaben verstehen sich – sofern nicht anders angegeben – zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

  • Leistungsumfang und Zusatzleistungen

Die monatliche Vergütung umfasst die Erstellung der vereinbarten Lohn- und Gehaltsabrechnungen einschließlich der Standardmeldungen an Sozialversicherungsträger und das Finanzamt. Leistungen, die über den vertraglich vereinbarten Umfang hinausgehen (z.B. Korrekturabrechnungen, Bescheinigungen, Anträge, Beratung, Prüfungsbegleitung, Eilbearbeitung oder zusätzliche Auswertungen), werden gesondert berechnet – entweder nach Aufwand oder gemäß gesonderter Preisliste.

  • Fälligkeit und Zahlungsziel

Die Rechnungsstellung erfolgt in der Regel monatlich. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Zahlung ist der Eingang beim Auftragnehmer.

  • Zahlungsverzug

Bei Zahlungsverzug ist der Auftragnehmer berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 BGB) zu berechnen. Die Geltendmachung eines darüber hinausgehenden Verzugsschadens bleibt vorbehalten. Darüber hinaus kann der Auftragnehmer bei Zahlungsverzug die weitere Leistungserbringung bis zum vollständigen Zahlungsausgleich zurückhalten.

  • Preisanpassung

Der Auftragnehmer behält sich das Recht vor, die Preise jährlich zum Beginn eines Kalenderjahres anzupassen, wenn sich wesentliche Kostenfaktoren (z.B. Personal-, Sach- oder Lizenzkosten) ändern. Die Preisanpassung wird dem Auftraggeber mindestens sechs Wochen im Voraus schriftlich oder in Textform mitgeteilt. Der Auftraggeber hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisanpassung.

  • Aufrechnung und Zurückbehaltung

Der Auftraggeber ist zur Aufrechnung oder Zurückbehaltung nur berechtigt, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder vom Auftragnehmer anerkannt sind.

§ 9 Versand

  1. Übermittlung der Abrechnungsunterlagen

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie zugehörige Unterlagen (z.B. Lohnjournale, Zahlungslisten, Beitragsnachweise, Meldungen an Sozialversicherungsträger, Bescheinigungen) werden dem Auftraggeber in der vereinbarten Form zur Verfügung gestellt. Die Übermittlung kann elektronisch (z.B. per E-Mail, über ein sicheres Kundenportal, per Datenfernübertragung) oder in Papierform erfolgen, sofern nichts Abweichendes vereinbart wurde.

  • Elektronischer Versand / Datensicherheit

Beim elektronischen Versand stellt der Auftragnehmer sicher, dass angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen getroffen werden. Der Auftraggeber ist verpflichtet, eine sichere Empfangsmöglichkeit zu gewährleisten (z.B. geschützter E-Mail-Zugang, gesicherte IT-Infrastruktur).

  • Versand an Dritte (z.B. Mitarbeiter)

Ein Versand von Abrechnungsunterlagen direkt an einzelne Mitarbeiter oder Dritte erfolgt nur, wenn dies ausdrücklich und schriftlich vom Auftraggeber gewünscht und beauftragt wurde. In diesem Fall trägt der Auftraggeber die Verantwortung für die rechtliche Zulässigkeit und ordnungsgemäße Information der Betroffenen.

  • Versandrisiko und Zugang

Die Gefahr des zufälligen Untergangs, Verlusts oder der unbefugten Kenntnisnahme durch Dritte geht mit ordnungsgemäßem Versand auf den Auftraggeber über. Der Auftragnehmer übernimmt keine Haftung für Übertragungsfehler oder Zugriffsprobleme, die auf Seiten des Auftraggebers oder von diesem eingesetzter Dritter entstehen.

  • Versandfristen

Die Versendung erfolgt – vorbehaltlich fristgerechter und vollständiger Mitwirkung durch den Auftraggeber – innerhalb der vertraglich vereinbarten Fristen. Verzögerungen, die auf unzureichende oder verspätete Mitwirkung zurückzuführen sind, gehen nicht zu Lasten des Auftragnehmers.

§ 10 Ausfertigung

Der Vertrag mitsamt diesen Bedingungen wurde zweifach ausgefertigt und je ein Exemplar den Parteien übergeben.

§ 11 Erfüllungsort, Gerichtsstand

Als Gerichtsstand für das gerichtliche Verfahren wird Mönchengladbach vereinbart.

§ 12 Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Regelung tritt diejenige wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Gleiches gilt im Falle einer Regelungslücke.